Byggeadministration
Som byggeadministrator for et byggeprojekt fungerer vi som ejendommens uvildige rådgiver. Vi sikrer blandt andet projektets kontraktgrundlag, forsikringer, garantier og laver løbende budgetopfølgning.
Gennem vores byggeadministration sparer vi ejendommen penge og et stort frivilligt tidsforbrug, og så sikrer vi, at projektet kører gnidningsfrit og er professionelt til glæde for hele ejendommen.
Det er et stort arbejde at gennemføre både vedligeholdelses- og forbedringsarbejder på ejendommen, og derfor er det vigtigt, at I allierer jer med dygtige og gode samarbejdspartnere om projektet. Det gælder både med hensyn til byggeadministration og byggesagens øvrige aktører.
Vi anbefaler altid ejendommen at indgå professionelle aftaler i forbindelse med disse type projekter – både for byggeadministration og for den tekniske rådgivning.
I aftale om byggeadministration sikres ejendommen på et administrativt, juridisk og økonomisk niveau, mens aftaler med den tekniske rådgiver skal sikre ejendommen i de tekniske anliggender, som igangsættes.
Skal vi administrere jeres byggesag?
Ydelser i byggeadministration
Som byggeadministrator er vi med fra byggesagens spæde opstart, og vi deltager i opstarts – og planlægningsmøder med ejendommen.
Ethvert byggeprojekt skal vedtages af ejendommen, og derfor udarbejder vi nødvendigt beslutningsgrundlag, herunder fastlæggelse af projektbudget, finansieringsform samt vurdering af eventuelle vedtægtsmæssigeændringer.
Vi vejleder også i valg af rådgiver, så den helt rigtige rådgiver til projektet vælges.
Et byggeprojekt kræver finansiering, og som ejendommens byggeadministrator vejleder om mulige finansieringsmodeller, foretager forhandling med pengeinstitutterne og indhenter konkrete indhenterberegninger til brug for generalforsamlingen.
På generalforsamlingen kan vi deltage som dirigent og referent
Det er nødvendigt at tegne en entrepriseforsikring ved et byggeprojekt. Vi sørger både for at tegne og opsigedenne, ligesom vi sikrer orienterer forsikringsselskabet om projektet med henblik på at opnå lavere præmie. Sker der skade under byggesagen, anmelder vi dette til forsikringsselskabet.
Vi udarbejder afslutningsvist et projektregnskab, der indeholder alle sagens omkostninger.
Administrators rolle i en byggesag
Som administratorer har vi storkundeaftaler med pengeinstitutter og kreditforeninger, som kan sikrerfavorable rente-og provisionssatser på mellemfinansiering og den endelige finansiering af sagen.
Vi tilbyder også vejledning ved mellem-og endelige finansiering.
Ved byggesagens vedtagelse foretager vi gennemgang af ejendommens rådgiver -eller teknikeraftale samtentrepriseaftale.
Vi vejleder også i forenings-og lejeretsligeforhold som følge af byggesagen.
Skal der opkræves ekstraordinære ydelser hos ejendommens beboere, opkræver vi disse.Vi foretager opkrævning af egenbetaling hos som følge af eventuelle individuelle projekter, der ikke er en del af byggesagen.
Vi foretager betaling af attesterede aconto begæringer og andre udgiftsbilag
Vi foretager bogføring af bilag tilknyttet projektet. Vi foretager også afslutning og aflevering af regnskabsmateriale til revisor og andre relevante parter i sagen.
Vi fører kontrol med byggeregnskab og sikrer dets rigtighed
Byggesagens øvrige aktører
Bygherren er den der betaler for opførelsen af et byggeri – det vil sige ejendommen.
Som bygherre er ejendommen til enhver tid forpligtet til at overholde lokalplanens og bygningsreglementets bestemmelser.
Der er mange ting at holde styr på for en bygherre, og derfor er det en god idé at alliere sig med fagmænd inden for både jura, administration, entreprise og byggerådgivning.
En entreprenør er en person eller et firma, der påtager sig at udføre de vedtagne byggearbejder. Det er altså entreprenøren, der udfører det praktiske arbejde – eksempelvis udskiftning af tag og vinduer.
Entreprenøren er under kyndig vejledning og rådgivning om byggesagen fra ejendommens rådgiver. Entreprenør og rådgiver arbejder i tæt samarbejde om byggesagen, herunder ved igangsættelse af arbejderne, løbende byggemøder og endelig mangelafhjælpning.
Rådgiver er en virksomhed, der tilbyder byggeteknisk rådgivning, herunder projektering og projektledelse.
Rådgiveren er en vigtig sparringspartner gennem hele byggesagen – lige fra konstatering af de nødvendige arbejder til løbende opfølgning på disse.
Ejendommens rådgiver sikrer projektspecifikationerne ved at lave detaljerede beskrivelse af arbejderne, som entreprenøren skal rette sig efter fra start til slut i byggeriet. Dette omfatter blandt andet budget og tidsplan for projektet samt at sætte arbejderne i udbud.
Det er også ejendommens rådgiver, der fører kontrahering og tilsyn med entreprenøren.
Ved byggesagens afslutning udarbejder rådgiver et byggeregnskab samt foretager afleveringsforretning. Typisk vil rådgiver også foretage 1- og 5-års gennemgang af arbejderne.
Rådgiver og administrator har et tæt samarbejde i løbet af hele projektet, så dets smidi
Er I ikke kunde hos Qvortrup? Så nemt er det at blive det!
Hvis I er på jagt efter en ny administrator, er det heldigvis forholdsvist nemt at skifte.
I foreninger er det typisk foreningens bestyrelse, der kan træffe beslutning om at skifte ejendomsadministrator. Men inden I træffer denne beslutning, bør I dog sikrer jer, at det også gælder i jeres vedtægt.
Hvad end I er en forening eller investeringsejendom, vil en ejendomsadministrator være jeres tætteste samarbejdspartner, og derfor bør det være et loyalt, frugtigt og (helst) langvarigt forhold, I indgår med denne.
Derfor mener vi, at det er enormt vigtigt, at vi mødes og forventningsafstemmer det kommende samarbejde.
Det er bestyrelsen, der vil have den primære kontakt til ejendomsadministrationen, og derfor skal vi sikre vores samarbejde – helst inden det for alvor går i gang.
Hvis I vil være kunde i Qvortrup, anbefaler vi, at I kontakter os, så vi kan planlægge (et telefonisk, digitalt eller fysisk) møde. Herefter kan vi drøfte det kommende samarbejde, og sammen lægge en plan for skiftet af administrator.