Bestyrelsens beretning er et fast punkt på dagsorden til den ordinære generalforsamling.
Som bestyrelse har I det seneste år været det øverste beslutnings- og ledelsesorgan for foreningen, og I skal derfor aflægge en beretning over årets bestyrelsesindsats.
Nedenfor har vi lavet gode råd til bestyrelsens beretning, som tjener som en vejledning til de punkter, der med fordel kan medtages i denne. Dette er ikke en endegyldig formel for, hvordan bestyrelsens beretning skal være, men det er gode råd til, hvordan jeres beretning kan tage sig ud.
Vi anbefaler altid, at beretningen aflægges skriftligt, så den kan fungere som bilag til generalforsamlingens indkaldelse. På den måde kan foreningens medlemmer læse beretningen forud for generalforsamlingen, og den kan derfor støttes af enkelte bemærkninger eller spørgsmål på mødet. Det sikrer i høj grad generalforsamlingens effektivitet og overblik.
Vores selvbetjeningsformular er designet specielt til de ejendomme, vi samarbejder med. Vores formular er en effektiv og enkel måde for jer at udfylde og sende jeres årsberetning direkte til administrator forud for generalforsamlingen.
Med vores skabelonbaserede system behøver I ikke længere bekymre jer om at skrive alt fra bunden. I kan blot udfylde de relevante felter, og vores system vil automatisk generere en overskuelig og professionel årsberetning, som er klar til at blive sendt til foreningens medlemmer før generalforsamlingen.
Med mere end 60 års erfaring som ejendomsadministratorer forstår vi, hvor vigtigt det er for jer at være forberedt på generalforsamlingen, og vores selvbetjeningsformular er en hurtig og nem måde at sikre, at jeres årsberetning er på plads i god tid. På den måde kan I fokusere på andre vigtige emner, der skal diskuteres på generalforsamlingen.
Hvis I har spørgsmål eller brug for hjælp med at bruge vores selvbetjeningsformular, er I mere end velkomne til at kontakte os. Vi står altid klar til at hjælpe.
Vi håber også, at I vil finde vores vejledning til dagsordenens første punkt både nyttig og informativ. Vores mål er at hjælpe jer med at være så godt forberedt som muligt, så I kan træffe de bedste beslutninger for jeres ejendom.
Vores første gode råd til bestyrelsens beretning kan virke basalt, for det er at angive foreningens navn. På den måde er der ikke nogen tvivl om, hvilken forening, beretningen vedrører.
Bestyrelsens beretning vil typisk vedlægges indkaldelsen som bilag, og den vil derfor opbevares i mange år frem. Angiv derfor det/de årstal, som beretningen vedrører, så den altid kan henføres til det korrekte år.
Vores tredje gode råd til bestyrelsens beretning er at angive hvor mange bestyrelsesmøder, der har været afholdt i det forgangne år. Dette kan nemlig også været et udtryk for, hvordan bestyrelsen har arbejdet i året.
Det er en god idé at angive, hvilke vigtige begivenheder, der har været i foreningen i det forgangne år. Det er desuden en oplagt mulighed for at markere mærkedage eller byde nye medlemmer velkommen til foreningen.
Husk dog, at beretningen kan offentliggøres til eksterne (eksempelvis potentielle købere af boliger i foreningen.) Derfor skal den overholde alle GDPR-regler og den generelle tavshedspligt i bestyrelsen.
(Eksempel: Foreningen fejrede 100-års fødselsdag torsdag den 17. juni med sommerfest i gården. Det var en stor succes.)
(Eksempel: Foreningen har fået 4 nye medlemmer i det forgangne år, herunder i opgang 2, 3. th…)
(Eksempel: Foreningen har afholdt 4 arbejdsdage med stort og flot fremmøde. Redskabsskuret blev malet og kælderen blev fejet.)
På generalforsamlingen gives bestyrelsen bemyndigelse til at drifte og lede foreningen indtil næstkommende generalforsamling. Det er derfor vigtigt at angive, hvad bestyrelsen har brugt denne bemyndigelse til, og hvilke opgaver den er nået i mål med.
(Eksempel: Bestyrelsen har foretaget tv-ekspedition af alle kloakrør i foråret. TV-ekspeditionerne viste…)
(Eksempel: Bestyrelsen har sammen med administrator revideret foreningens vedtægt, så den er tidssvarende. Den nye vedtægt præsenteres og skal behandles på generalforsamlingen.)
Det er ikke alle opgaver, som bestyrelsen iværksætter, der vil være afsluttet til den ordinære generalforsamling. Det kan skyldes opgavernes omfang, ligesom det kan skyldes tidspunktet, de er igangsat.
Det handler om at skabe gennemsigtighed for medlemmerne om de ting, der sker i foreningen, og derfor skal I orientere om igangværende opgaver på lige fod med afsluttede.
Særligt i det tilfælde, der skal vælges nye bestyrelsesmedlemmer, er det en god overleveringsmulighed at nævne disse opgaver.
(Eksempel: Bestyrelsen har indhentet tilbud på beskæring af træer i gården.)
(Eksempel: Bestyrelsen har søgt om tilskud til vicevært, som afventer godkendelse hos kommunen.)
Hos Qvortrup ønsker vi at hjælpe alle, der har brug for det. Derfor har vi udviklet en skabelon til bestyrelsens beretning, som alle kan downloade og nemt udfylde til brug for den kommende generalforsamling.
Vi ønsker ikke, at mangel på erfaring eller viden skal forhindre nogen i at give en god bestyrelsesberetning på generalforsamlingen, og derfor har vi skabt en skabelon, som er enkel og let at bruge for alle.
Skabelonen er udarbejdet med fokus på at sikre, at bestyrelsens beretning er så klar og præcis som muligt. Derfor indeholder den alle relevante punkter, som bør behandles i beretningen, og denne vejledning indeholder konkrete tips til, hvordan du bedst kan formulere og præsentere disse punkter.
Vi er glade for at kunne tilbyde denne service og vi håber, at det vil gøre processen med at udarbejde bestyrelsens beretning mere enkel og effektiv for alle. Så download skabelonen og vær forberedt til den ordinære generalforsamling!
Hvis I skal have ny administrator, er det heldigvis forholdsvist nemt at skifte.
Det er typisk foreningens bestyrelse, der kan træffe beslutning om at skifte ejendomsadministrator. Men inden I træffer denne beslutning, bør I dog sikrer jer, at det også gælder i jeres vedtægt.
Da en ejendomsadministrator er foreningens tætteste samarbejdspartner, bør det være et loyalt, frugtigt og (helst) langvarigt forhold, I indgår med denne. Derfor mener vi, at det er enormt vigtigt, at vi mødes og forventningsafstemmer det kommende samarbejde.
Det er bestyrelsen, der vil have den primære kontakt til ejendomsadministrationen, og derfor skal vi sikre vores samarbejde – helst inden det for alvor går i gang.
Hvis I vil være kunde i Qvortrup, anbefaler vi, at I kontakter os, så vi kan planlægge (et telefonisk, digitalt eller fysisk) møde. Herefter kan vi drøfte det kommende samarbejde, og sammen lægge en plan for skiftet af administrator.
Qvortrup Administration A/S
Lyngbyvej 28, 2. tv.
2100 København Ø
Telefon: 35 35 43 00
Mail: qa@qvortrup-adm.dk
Åbningstider
man & ons: 09.30 – 15.00
tirs & tors: 09.00-15:00
fre: 09.00 – 13.00
CVR: 85 41 12 17