Når det handler om mulighederne for at deltage i generalforsamlinger ved fremmøde og fuldmagter henvises til vedtægten.
Det er nemlig vedtægten, der sætter rammerne for, hvem der må deltage i generalforsamlingen.
Som udgangspunkt er generalforsamlingen alene et foreningsmøde for dennes medlemmer, men det kan være nødvendigt at invitere rådgivere eller bisiddere til mødet. Om det er muligt, fremgår af vedtægten.
Administrator må altid deltage i generalforsamlingen.
Fuldmagten der afgives, må ikke indeholde oplysninger om, hvad fuldmagtsgiver stemmer til de forskellige dagsordenspunkter, medmindre brevstemmer er tilladt.
Når et medlem afgiver fuldmagt, afgives denne som en substitutionsret, hvilket betyder, at fuldmagtstageren (altså vedkommende der modtager fuldmagten) deltager i generalforsamlingen på vegne af medlemmet.
Det betyder også, at alle forhold omkring generalforsamlingen, skal aftales de to indbyrdes – herunder eventuel stemmefordeling.
Når generalforsamlingen afvikles, skal de medlemmer, der deltager i generalforsamlingen (fysisk eller ved fuldmagt), registreres.
Det sker altid som det første på generalforsamlingen.
Det er vigtigt at registrere alle deltagere inden afvikling af generalforsamlingen, da det er afgørende, om mødets enkelte dagsordenspunkter er godkendt, vedtaget eller forkastet i henhold til regler om flertalsvedtagelse og generalforsamlingens gyldighed.
Administrator er bestyrelsens tætteste samarbejdspartner i forbindelse med den ordinære generalforsamling, og det er vigtigt i samarbejder om årets vigtigste møde.
Indkaldelsen skal overholde en række formalia fra vedtægten, og det har I sammen ansvaret for.
Uanset hvor I agter at holde generalforsamlingen, er det vigtigt at finde et lokale til generalforsamlingen i god tid, så alle medlemmer ved, hvor de skal mødes på den specifikke dag.
Har I brug for at leje et lokale, kan vi stille vores faciliteter til rådighed for et lille honorar.
Det er dirigentens rolle at lede og styre forsamlingen gennem dagsordenen og sikre, at generalforsamlingen forløber på en ordentlig og effektiv måde.
Dirigenten er ansvarlig for at opretholde god ro og orden og respektfuld adfærd blandt deltagerne, herunder at sørge for, at alle har mulighed for at tale og give deres synspunkter.
Qvortrup Administration A/S
Lyngbyvej 28, 2. tv.
2100 København Ø
Telefon: 35 35 43 00
Mail: qa@qvortrup-adm.dk
Åbningstider
man & ons: 09.30 – 15.00
tirs & tors: 09.00-15:00
fre: 09.00 – 13.00
CVR: 85 41 12 17