Det er ejendommens bestyrelse der har ansvaret for afvikling af generalforsamlingen, og derfor er det også denne, der skal byde forsamlingen velkommen.
Når foreningens medlemmer er budt velkommen til generalforsamlingen, skal der vælges en dirigent, som skal dirigere mødet og sikre god ro og orden.
Bestyrelsen bør indstille den person, som de mener skal være generalforsamlingens dirigent.
Det giver god mening at vælge en dirigent som kan forholde sig objektivt og nøgternt til generalforsamlingen, og derfor er det at foretrække, at dirigenten ikke er medlem af foreningen.
Valg af generalforsamlingens dirigent er typisk det første punkt på dagsordenen.
Er det en del af administrationsaftalen vil Administrator typisk tilbyde sit kandidatur som dirigent og referent.
Dirigentens indledende rolle er at konstatere, hvorvidt generalforsamlingen kan afvikles på baggrund af de krav, der findes i vedtægten.
Kravene tæller blandt andet deltagerantal og varsel af generalforsamlingen.
Derudover er det dirigenten, der dirigerer generalforsamlingen, og herunder har vedkommende pligt til at styre talerække og begrænse diskussioner, så der sikres god ro og orden.
Det er tillige dirigenten, der vurderer om dagsordenens punkter er godkendt, vedtaget eller forkastet, ligesom dirigenten skal ophæve generalforsamlingen, når dagsordenen er udtømt.
Inden generalforsamlingen skal foreningens medlemmer indkaldes til denne, så de ved hvornår den afholdes.
Mange vedtægter indeholder desuden krav om, at indkaldelsen skal indeholde dagsorden for mødet, så alle medlemmer ved, hvad der skal ske.
Når generalforsamlingen afvikles, skal alle deltagere (hvad en de deltager fysisk eller ved fuldmagt) registreres.
Det skyldes, at der som oftest er et krav i vedtægten om, hvor mange der som minimum skal være til stede førend generalforsamlingen kan afvikles.
Når generalforsamlingens dirigent og referent er valgt, skal bestyrelsen aflægge årsberetning for bestyrelsesarbejdet det forgangne år.
Vi har udfærdiget en vejledning med skabelon for beretningen, som I med fordel kan tage udgangspunkt i – uanset om I er kunde i Qvortrup eller ej.
Bestyrelsens beretning er en årlig rapport, hvor bestyrelsen dokumenterer sit arbejde det foregående år.
Beretningen skal præsenteres for generalforsamlingen enten mundtligt eller skriftligt, og den vil typisk indeholde en beskrivelse af bestyrelsens aktiviteter og projekter samt foreningens økonomiske situation.
Beretningen er bestyrelsens mulighed for at evaluere resultater og håndtere eventuelle udfordringer, samtidig med, at den fungerer som vigtig dokumentation af foreningens arbejde til informering af medlemmer og eksterne interessenter.
Vi har lavet en selvbetjeningsløsning, så du som kunde hos Qvortrup kan sende bestyrelsens beretning ud fra en fast skabelon på mindre end 2 minutter direkte til administrator.
Qvortrup Administration A/S
Lyngbyvej 28, 2. tv.
2100 København Ø
Telefon: 35 35 43 00
Mail: qa@qvortrup-adm.dk
Åbningstider
man & ons: 09.30 – 15.00
tirs & tors: 09.00-15:00
fre: 09.00 – 13.00
CVR: 85 41 12 17