Den frivillige bestyrelse i andelsboligforeninger og ejerforeninger styrer fællesskabets rytme, og den er hjertet i enhver boligforening.
Ovenstående lyder som smuk poesi, men det er enormt tæt på sandheden, fordi den frivillige bestyrelse spiller en afgørende rolle som både ledelsesorgan, koordinatorer og samlingspunkt for fællesskabets ånd.
Denne artikel vil udforske den frivillige bestyrelses rolle i boligforeninger på baggrund af interviews fra aktive bestyrelsesmedlemmer i vores portefølje. Artiklen kaster lys over bestyrelsens nøgleopgaver, og de vil forhåbentlig inspirere både eksisterende og nye bestyrelsesmedlemmer i deres frivillige virke.
Hvad er en bestyrelse?
Hvert år afvikler foreningen en ordinær generalforsamling, hvor alle medlemmer inviteres til at deltage. Mødet følger en fast dagsorden, og et centralt punkt på denne er valg af foreningens bestyrelse.
På den ordinære generalforsamling udpeges bestyrelsen blandt foreningens medlemmer. Bestyrelsens formål er klart: Den skal lede og drive foreningen mellem generalforsamlingerne. Med afsæt i denne funktion er det derfor vigtigt, at forsamlingen vælger stærke bestyrelsesmedlemmer, der har tid, ressourcer og lyst til det frivillige virke. Det er nemlig helt afgørende for foreningens drift og dynamik.
Hvorfor blive en del af den frivillige bestyrelse?
I denne artikel udforsker vi den frivillige bestyrelse gennem levende interviews af nogle af vores aktive medlemmer. Et eksempel er Christina Jørgensen, bestyrelsesformand i en ejerforening i Dyssegård. Hendes beslutning om at stille op som bestyrelseskandidat udsprang af en enkel årsag: “Der manglede kandidater, og en af mine naboer mente, at jeg ville være et godt bud.“
For Ingrid Valentin, formand for en ejerforening på Frederiksberg, var motivationen en drivkraft til at blive en del af bestyrelsen og gøre en forskel: ”… specielt med de store vedligeholdelsesopgaver, der lå forude.”
Der er mange gode grunde til at blive en del af den frivillige bestyrelse, og det er vores erfaring, at jo stærkere og mere sammensat bestyrelsens kompetencer og drivkraft er, desto smidigere kan foreningen driftes.
Et inspirerende eksempel herpå er Mette Andersen, formand for en anden ejerforening i Dyssegård. Hendes motivation for at blive en del af bestyrelsen voksede ud af et ønske om at skabe en stærk bestyrelse med åbenhed mellem bestyrelsen og foreningens medlemmer, og et ønske om at puste nyt liv ind i den eksisterende bestyrelse. Ved at bringe friske perspektiver og energi bidrager hun nu aktivt til at løfte bestyrelsesopgaverne og styrke fællesskabet.
Ingen medlemmer til bestyrelsen
Som ejendomsadministratorer oplever vi, at det frivillige engagement kan virke krævende, og det er for nogen foreninger en udfordring at mobilisere kræfter og ressourcer til bestyrelsen.
Ikke desto mindre er bestyrelsen afgørende for foreningens drift, og derfor skal foreningen kunne finde kvalificerede kandidater blandt sine medlemmer.
Kan I ikke finde medlemmer til bestyrelsen, kan det risikere at lamme jer totalt, fordi afgørende beslutninger og økonomiske forpligtelser bliver problematiske, da tegningsregler ikke kan opretholdes. Det kan i sidste ende tvinge foreningen til opløsning.
Foreningens samarbejde med administrator kan være med til at sikre stabil drift og økonomisk sundhed, indtil foreningen kan samle bestyrelsesmedlemmer. Men der er ingen tvivl om, at foreningen ikke kan undvære en bestyrelse, og det er derfor afgørende, at der blandt foreningens medlemmer er en villighed til at påtage sig de nødvendige opgaver for at opretholde fællesskabet.
For mange medlemmer til bestyrelsen
Nogle gange står vi som ejendomsadministrator i den modsatte situation, hvor der er flere kandidater til den frivillige bestyrelse end der er pladser ifølge foreningens vedtægt. Det er vigtigt at fastholde et bestemt antal bestyrelsesmedlemmer for at bevare beslutningsdygtighed og handlekraft. En stor bestyrelse kan nemlig nemt miste sin effektivitet.
Når flere stiller op, foregår der kampvalg på generalforsamlingen, hvor flertallet vælger sine foretrukne kandidater. Selvom bestyrelsespladserne typisk er begrænsede, er det ideelt at have mange medlemmer, der ønsker at bidrage til fællesskabet – og det er klart at foretrække frem for det modsatte eksempel.
I aktive fællesskaber ser vi, at der ofte oprettes udvalg (uden bestyrelsens beslutningskompetencer), men med en stærk drivkraft i udvalgte projekter. Det oplever vi i allerhøjeste grad styrker samarbejdet i foreningen, og driver foreningen mod sine konkrete mål.
Bestyrelsens vigtigste opgave
Foreningens vedtægter har klare rammer og retningslinjerne for bestyrelsens opgaver, men ifølge vores frivillige bestyrelsesmedlemmer er bestyrelsens absolut vigtigste opgave at berige ejendommens beboere og gøre fællesskabet til et indbydende hjem for alle medlemmer:
“Bestyrelsesarbejdet giver mening, når vi kan tilføre værdi til foreningen, som beboerne virkelig værdsætter” fortæller Christina Jørgensen.
Bestyrelsen er samlingspunkt for fællesskabets ånd, og vi ser en klar tendens til de frivillige medlemmer, qua dette, stræber målrettet efter at realisere de drømme og ønsker, som flertallet har udtrykt på generalforsamlingen.
Når man spørger Mette Andersen om, hvad bestyrelsens vigtigste opgave er, er svaret klart: “at højne vores ejerforening på alle parametre, jeg vil især gerne højne det sociale, for jeg mener, at et socialt sammenhold er utroligt vigtigt“.
Det er tydeligt, at engagerede bestyrelsesmedlemmer påtager sig frivillige opgaver for at yde en ekstra indsats der styrker foreningsfællesskabet, og det er enormt inspirerende for os som ejendomsadministratorer at være vidner til.
Bestyrelsens værdifulde samarbejder
Vi anbefaler altid vores bestyrelser at indgå samarbejder med professionelle parter for at lette den byrde, de ellers påtager sig. Vi mener, at samarbejdet med os som administrator er essentielt, idet det muliggør klare aftaler om opgave- og ansvarsfordeling, der kan lette bestyrelsens ansvar i driften af ejendommen.
Vigtigheden af samarbejdet med administrator støttes både i Dyssegård og på Frederiksberg. ”Det skal også nævnes at vi er utrolig glade for den støtte og backup vi har i Qvortrup, hvor hjælpen altid kun været et telefonopkald væk – guld værd” siger Christina Jørgensen.
Vi anbefaler stærke bånd med revisorer, tekniske rådgivere, forsikringsmæglere og eventuelle viceværter, idet det er vores erfaring, at det sikrer bestyrelsens vigtige fokus på daglig drift og relationen til foreningens medlemmer.
Især når bestyrelsen tager fat på ekstraordinære opgaver, kan det belaste de frivillige medlemmer. Mette Andersen deler sin erfaring: “Byggeprojekter har været det mest udfordrende ved bestyrelsesarbejdet, men det er også ekstraordinært.“
Vi anbefaler, at bestyrelser indgår i værdifulde samarbejder, især når de står over for ekstraordinære opgaver som eksempelvis byggeprojekter. Disse opgaver er nemlig typisk krævende med hensyn til tid, engagement og beslutningstagning for almindelige medlemmer, der udover deres bestyrelsesarbejde ofte balancerer mellem privat- og arbejdsliv. Konkret tilbyder vi i Qvortrup den frivillige bestyrelse bistand i byggesager gennem en byggesagsadministration.
Bestyrelsens relation til medlemmerne
Bestyrelsen er generelt set kommunikationskanal både til og mellem foreningens medlemmer, og den håndterer ofte personfølsomme oplysninger, herunder klagebehandlinger, hvorfor den underlagt tavshedspligt.
Bestyrelsens relation til medlemmerne er en vigtig opgave, som Christina Jørgensen selv har oplevet ved at fungere som “mellemled mellem beboer, kommune og hjemmepleje” for en ældre beboer i foreningen. Denne opgave understreger bestyrelsens centrale ansvar for at skabe værdi for beboerne, men det peger også på en både tidskrævende og ressourcefuld opgave for et frivilligt bestyrelsesmedlem.
Med bestyrelsens kerneopgave at skabe værdi for ejendommens beboere, er det vigtigt, at den skaber stærke relationer til medlemmerne, så den herigennem kan samle alle medlemmer om fællesskabet.
Effektivt samarbejde i bestyrelsen
Ikke én bestyrelse er ens, og der findes formentlig lige så mange arbejdsgange, som der findes bestyrelser i Danmark.
I Qvortrup arbejder vi ud fra en standard bestyrelseskalender, der er tilpasset de fleste ejer- og andelsforeninger. I kan downloade kalenderen herunder, hvis I ikke allerede benytter den.
Få en forretningsgang til den frivillige bestyrelse
Vi anbefaler, at bestyrelsen har en fast forretningsgang, der skaber praktiske og omfattende rammer for bestyrelsesarbejdet. Forretningsgangen kan være afgørende for en smidig overlevering mellem bestyrelsesmedlemmer, og det er vores erfaring, at den sikrer klare procedurer og beskrivelser.
I Qvortrup tilbyder vi jer en standard-forretningsgang for kr. 1.500. Forretningsgangen kan benyttes af bestyrelser i ejerforeninger og andelsboligforeninger såvel som af kunder i Qvortrup og foreninger udenfor Qvortrup.
Forretningsgangen skaber rammerne for effektivt samarbejde, hvis I integrerer den som et aktivt værktøj i jeres opgaver, metoder og handlemåder. Det er vores klare erfaring, at det styrker bestyrelsesarbejdet både nu og i fremtiden.
Bestyrelsesmøder
Hos Christina Jørgensen afholder bestyrelsen kvartalsvise møder, hvor opgaver fordeles baseret på individuelle kompetencer. Christina fortæller: “Vi aftaler hvad der skal laves og hvem der skal løse opgaven. Vi er generelt rigtig gode til at fordele opgaverne efter hvilke kompetencer vi hver især har. Nogen er stærke rent byggeteknisk og andre bedre til de bløde værdier, såsom at snakke med vores beboere“.
Hos Ingrid Valentin og Mette Andersen anvender de to bestyrelser en lignende strategi, dog med månedlige møder og løbende opgavefordeling baseret på interesseområder. ”Desuden er et godt møde med foreningens administrator vigtigt” tilføjer Ingrid.
For at sikre, at vigtige drøftelser og beslutninger bevares, anbefaler vi, at I tager referat fra hvert bestyrelsesmøde. I kan med fordel bruge uHabi som jeres digitale platform til at opbevare disse referater. I kan også udnytte uHabis private bestyrelsesarkiv, som giver jer mulighed for at gemme relevante dokumenter på tværs af bestyrelsen, herunder jeres forretningsgang. På den måde skaber I et struktureret og lettilgængeligt arkiv, der fremmer en effektiv og organiseret bestyrelsesproces – både for den nuværende og fremtidige bestyrelse.
Bestyrelsens samarbejde med resten af foreningen
Som foreningens frontløber, er der typisk behov for løbende orientering af medlemmerne om bestyrelsens arbejde. Dette ser vi gennem nyhedsbreve, beboermøder eller opslag.
Medmindre andet står angivet i foreningens vedtægt, er bestyrelsen dog ikke forpligtet til løbende orientering. Deres beretning om det forgangne års bestyrelsesarbejde, vil således blot ske på den ordinære generalforsamling.
Det kan være en udfordring at nå medlemmerne, men mange af vores foreninger bruger den digitale platform uHabi. Her udsender de servicemeddelelser, uploader referater og laver nyhedsbreve, som alt sammen er med til at styrke samarbejdet og informationsniveauet til foreningens medlemmer. Denne kanal benytter både Ingrid Valentin og Christina Jørgensen sig af i deres formandsvirke.
I Dyssegård står Mette Andersens bestyrelse overfor udfordringen med en ældre beboersammensætning, hvor nogle beboere ikke har digitale adgange. Dette kræver en omhyggelig kommunikation fra både bestyrelsen og administrator, der er nødt til at benytte flere kanaler. Mette deler: “Vi anvender altid opslagstavlerne i opgangene, og udover det sender administrator information via e-mail til ejerne.“
Vores erfaring viser, at det er mest effektivt at samle foreningens medlemmer gennem én central kommunikationskanal. Selvom der naturligvis er ældre beboere i alle de ejendomme, vi administrerer, observerer vi en tydelig og voksende tendens til, at også disse beboere er tilgængelige digitalt. Derfor er sikre digitale platforme som uHabi en effektiv kommunikationskanal mellem bestyrelsen og beboerne.
Bestyrelsesmedlemmernes bedste råd:
“Bestyrelsesarbejde er ikke en kaffeklub. Du skal bidrage konkret og være engageret,” fastslår Christina Jørgensen. Ingrid Valentin tilføjer: “Det kræver lyst, overskud og vilje til at gøre en forskel og udvikle foreningen.“
Frivilligt bestyrelsesarbejde er ikke blot en titel til cv’et; Det er en væsentlig og krævende opgave, der kræver dedikation og en helt særlig indsats i foreningslivet. Mette Andersen understøtter dette med et konkret råd til nye bestyrelsesmedlemmer: “Vær sikker på, at du har tid, lyst og overskud til arbejdet“.
Det er enormt vigtigt, at bestyrelsesmedlemmer trives i at være i front, og at de besidder stærke samarbejdsevner, en udtalt handlekraft, målrettethed samt et altoverskyggende overblik.
I Qvortrup har vi gennem de seneste mange år opbygget en omfattende hjemmeside med digitale vejledninger og opdaterede nyheder, ligesom vi udgiver månedlige nyhedsbrev og informativ YouTube-kanal, som alt sammen skal tælle som ressourcer til bestyrelsernes indsats.
Derudover har vi det seneste år implementeret den digitale platform uHabi, som skaber et centralt og digitalt samlingspunkt for foreningens medlemmer – uanset tid og sted.
Opsummering af bestyrelsesmedlemmernes råd og erfaringer:
- Vær bevidst om din rolle – foreningen kan ikke fungere uden en engageret bestyrelse
- Jo stærkere kompetencer og drivkraft, des smidigere bestyrelsesarbejde
- Prioriter at skabe værdi for foreningens medlemmer
- Etablér stærke samarbejder, der letter byrden af frivillige opgaver og bestyrelsesansvaret
- Skab en relation til foreningens medlemmer
- Skab effektivt samarbejde gennem en klar forretningsgang (få en standard-forretningsgang for kr. 1.500).
- Dokumentér hvert bestyrelsesmøde, og opret et struktureret arkiv på uHabi til nuværende og fremtidige bestyrelser
- Hold medlemmerne orienterede løbende – brug f.eks. nyhedsbreve i uHabi.
- Vær engageret og bidrag med lyst, overskud og en vilje til at gøre en forskel.
- Udnyt Qvortrups digitale ressourcer, herunder vejledninger, tilmeld jer Q-munity, og udforsk vores YouTube-kanal. De er tilgængelige for alle bestyrelser, uanset om I er kunde hos Qvortrup – vi ønsker nemlig at gøre bestyrelsesarbejdet lettere!
